Les locaux de Otto Office situés sur le site de JM-Bruneau à Villebon
Otto Office a été créé en Allemagne en 1995. A l’époque, l’enseigne portait le nom d’Otto Büro und Technik ! Pas très internationalisable comme nom ... En 2000, l'entreprise prend la dénomination plus européenne d'Otto Office et s'implante en France. La vente s'effectue alors par catalogue, pour se tourner massivement en 2005 par Internet. Actuellement, c'est le canal de vente prioritaire de la société. Aujourd'hui, l'entreprise comprend une trentaine de personnes : des équipes commerciales, des conseillers commerciaux qui sont au service du client et des équipes de développement web et marketing. La société Otto Office est, au sein du groupe 3 Suisses International, une filiale de JM-Bruneau, un des principaux opérateur du secteur. Elle utilise donc la centrale d’achat de JM-Bruneau, qui se situe à Villebon.
Eric (à gauche) et Marc
Bonjour, pourriez-vous vous présenter ? Quel est votre rôle dans la société ?
Je suis Marc Wacheux. Je suis, en France, le créateur d’Otto Office et le patron de la société. Je suis dans le groupe 3 Suisses International depuis 1992, mon tout premier poste était chef de projet en organisation chez 3 Suisses France, ensuite on m’a demandé si je voulais créer 3 Suisses en Chine, à Shanghai. Ce que j’ai fait pendant 3 ans. Ensuite, je suis rentré en France et j’ai lancé Otto Office France.
Moi, je suis Eric Jolivet, chef de projet e-commerce. Je suis arrivé dans la société Otto par le biais du web. Je m'occupe des partenariats Internet, des liens sponsorisés, je fais aussi du merchandising et de la mise en place d’application technique sur le site Internet.
Virginie et Fabien au service Marketing
3 Suisses International et 3 Suisses sont-elles deux entités différentes ?
M.W. 3 Suisses International, c’est le groupe. 3 Suisses France, c’est l’enseigne commerciale mode et déco que vous connaissez. Le Groupe 3 Suisses International a plusieurs domaines d’activités autour d’un métier unique : le commerce à distance. En premier lieu, l’activité « vente aux particuliers » (ou BtoC) avec des enseignes, par exemple en France, comme 3 Suisses, Blanche Porte, Vitrine magique ou Quelle, l’activité BtoB (vente aux professionnels) avec JM-Bruneau et Otto Office mais aussi Mondial Relay (1er réseau privé de points relais en France) ou Mezzo (plate-formes téléphoniques), l’activité « Financements et Recouvrement » avec Contentia, Direxi ou les participations dans Cofidis et monabanq., enfin l’activité « intermédiation » (CtoC) avec 2x Moins Cher et UpFactory. Si le Groupe est présent dans 15 pays européens et asiatiques, Otto Office est présent en Allemagne, en France, en Belgique, en République Tchèque et en Slovaquie.
Le pôle e-commerce avec Jean-Louis et Charlie
Combien avez-vous de références différentes ?
M.W. Nous proposons 15 000 références à la vente. Les références sont quasiment toutes disponibles en stock. Quelques références de produits encombrants ne sont pas stockées dans l’entrepôt, les armoires fortes par exemple. Nous disposons pour le reste de 50 000 m2 de stockage dans nos locaux.
L'entrepôt de 50 000 m2 !
D’où proviennent vos produits? Comment les sélectionnez-vous?
M.W. Nous avons trois axes de merchandising importants. Tout d’abord, il nous faut répondre à la demande traditionnelle du marché français. Les Français sont très attachés aux marques de fournitures de bureau : Clairefontaine par exemple est très présente, Bic est incontournable. Ensuite, nous avons pour vocation d'être une entreprise Low Cost, ce qui nous conduit à dénicher des produits qui sont très très bien placés en terme de prix mais qui ne sont pas des marques. Les clients sont très demandeurs de ces produits là. Et enfin, en Allemagne nous avons une très bonne centrale d’achats avec des acheteurs allemands très professionnels, très orientés sur le produit et donc nous ajoutons au catalogue des produits qui sont des marques parfois peu connues en France, d’origine allemande, mais qui sont de très bonne qualité. On peut citer par exemple Tesa, Faber-Castell, Franken, Topstar pour le mobilier qui sont des marques que les clients d’Otto Office en France ont tout intérêt à découvrir puisqu’elles font concurrence aux marques traditionnelles françaises. De plus, ce sont des marques européennes.
Quelles garanties proposez-vous à vos clients en ce qui concerne la qualité de vos produits ?
M.W. Otto Office garantie l’ensemble de son offre 2 ans. C’est-à-dire que même pour les constructeurs qui garantissent 1 an les produis, Otto Office va au-delà. Nous sommes sûrs de la qualité des produits. L’exigence de la qualité des acheteurs produits en Allemagne est telle que Otto Office garantie 2 ans l’ensemble de ses produits. Certains produits Otto Office de marque Otto Office sont même garantis 5 ans.
En parlant des produits de votre marque, la gamme est-elle large ?
M.W. Oui, nous pouvons quasiment couvrir l’ensemble des besoins avec les produits de marque Otto Office. Forcément, ils sont très bien placés en prix. Nos clients apprécient également leur rapport qualité-prix imbattable.
Vos tarifs sont très attractifs. Comment expliquez-vous cette différence de prix par rapport aux boutiques spécialisées ?
M.W. Il y a plusieurs raisons. Premièrement c’est que l’on achète très bien, la puissance d’achat d’Otto Office en Allemagne et de JM-Bruneau en France nous permet d’avoir des prix très intéressants auprès des fabricants. Ensuite, nous sommes sur un modèle et une organisation de type Low Cost : pas de structure, pas de signe d’appartenance hiérarchique, toute l’organisation est extrêmement simple et fluide. Et enfin, le modèle commercial est principalement orienté Internet, donc nous n’avons pas de commerciaux qui se déplacent et qui sont très coûteux, nous ne faisons pas de campagnes publicitaires Tout ce que l’on peut économiser en frais commerciaux, on le fait et on en fait bénéficier nos clients.
Nathalie (Responsable Compta Finance) et Christel (Agent Comptable) du service Comptabilité &Finance
Quelles sont les étapes entre la commande passée par le client et la réception du colis par celui-ci ?
M.W. Le débit sur les cartes bleues est fait à l’expédition. Les professionnels ont en général un compte chez nous, et disposent de 30 jours pour régler la facture. Le règlement n’est donc pas un problème à la préparation de la commande. C’est la disponibilité des stocks le plus important ! Si tous les produits d'une même commande ne sont pas disponibles, nous vous enverrons les produits en stock et on vous préviendra qu’un produit est manquant. Si on peut trouver un produit de remplacement quasi équivalent, on vous le propose, on vous appelle par téléphone. Ensuite, quand le produit est en réapprovisionnement, le camion qui le livre se présente au quai de réception, on vous averti par mail que nous avons reçu le produit, que l’on procéde au contrôle qualité et que vous allez le recevoir d’ici quelques jours, si le contrôle est ok. Notre objectif est de livrer les produits en 24 heures. Si vous êtes en région, vous commandez le matin et vous êtes livré le lendemain. Si vous commandez avant 17 heures 45, vous êtes livrés le lendemain si vous habitez en région parisienne.
La chaîne de traitement des commandes !!!
Je viens de recevoir mon colis et je me rends compte que je me suis trompé lors de ma commande. Quelles solutions me proposez-vous ?
M.W. Chez Otto office on vous rembourse. Vous êtes satisfait ou remboursé sous 30 jours. Vous contactez notre centre d’appels, on ne vous posera aucune question quand au motif de votre demande. Il vous suffit donc de nous retourner le ou les articles sous 30 jours.
Quelle gamme de produits vendez-vous le mieux ?
M.W. En général, les clients viennent chez Otto Office pour tout ce qui est consommables : les ramettes de papier, consommables informatiques... Ensuite, ils commandent des biens d’équipement, du mobilier, des fournitures de bureau, du matériel de classement En fait, les clients se rendent compte que ce n’est pas la peine de payer plus cher pour trouver des produit finalement quasi équivalents chez les concurrents.
A l’inverse, quelle gamme de produits se vend le moins bien ?
M.W. Nous avons toujours un peu de mal sur les produits qui sont très tendances, très designs et très novateurs. Celà signifie que les clients Otto Office préfèrent mettre leur argent ailleurs que dans le design. Nous en proposons mais pas beaucoup.
Les allées s'enchaînent et laissent apparaître une véritable ville de cartons !!!
M.W. Nous sommes en phase de refonte de notre site, nous avons toujours énormément d’idées sur Internet, nous avons toujours été novateurs depuis 2005, nous avons été la première société de BToB en fourniture de bureau, à mettre des avis clients, à mettre des questions réponses pour les clients, à mettre un système de devis en ligne, vraiment interactif et performant pour les clients.
Le devis en ligne celà fonctionne comment ?
M.W. Vous sélectionnez vos produits et si vous souhaitez commander une grande quantité, on vous fera un prix. Par exemple, si vous commandez 50 chaises de bureaux, nous négocierons avec le fabricant pour obtenir un meilleur prix. Ensuite, une proposition commerciale spécialement étudiée pour vous sera envoyée sous 24 heures et vous pouvez la valider en ligne.
Si vous êtes sûrs de vos besoins, nous pouvons même vous garantir des prix fixes sur l’année spécialement étudiés pour vous.
Avez-vous quelque chose à rajouter ?
E.J. Nous avons différents types de projets : des projets commerciaux caractérisés par des partenariats solides, pérennes et des projets orientés client tels que les appels d’offre en ligne ou les devis en ligne qui, à l’image d’Otto-Office, sont simples à utiliser et permettent de gagner du temps.
M.W. Passer des commandes de fournitures cela ne doit pas faire perdre du temps. Notre vocation, c’est de simplifier la vie et la commande de nos clients. Et pour cela on innove tout le temps. Par exemple on vient de créer un outil qui permet aux clients qui ont des appels d’offres à faire de le faire en un clic sur Internet…
Nous avons aussi lancé un espace client personnalisé, un outil pour gérer les devis en ligne,
Nous sommes également soucieux de l’environnement, c’est aussi pour cela que nous encourageons nos clients à commander sur Internet. Notre plus belle récompense : notre certification AFAQ ISO 14001.
Quelle est votre devise dans la vie ?
M.W. Ceux qui vivent sont ceux qui luttent (V.Hugo)
Merci, Eric et Marc de votre accueil chaleureux au sein des locaux d'Otto Office France.
Otto office
BP 385
91959 Villebon Cedex
Crédits photos : Touslesprix.com avec un canon EOS 450D
